Цель начальника отдела коммуникации состоит в том, чтобы
ПОМОГАТЬ ЛРХ В ОБРАБОТКЕ И УСКОРЕНИИ ДВИЖЕНИЯ СООБЩЕНИЙ ОТ ПУБЛИКИ В ОРГАНИЗАЦИЮ И ИЗ ОРГА НИЗАЦИИ К ПУБЛИКЕ, СТРОИТЬ ВНУТРЕННЮЮ СИСТЕМУ КОММУНИКАЦИИ В ОРГАНИЗАЦИИ И ОСУЩЕСТВЛЯТЬ НАДЗОР ЗА НЕЙ, А ТАКЖЕ СОЕДИНЯТЬ ЕЁ С СИСТЕМАМИ КОММУНИКАЦИИ ДРУГИХ ОРГАНИЗАЦИЙ.
Исходя из этой цели сразу же становится очевидным, что порядок важности коммуникационных потоков таков:
1. От публики в организацию. Для достижения этого вы добиваетесь, чтобы человеку из публики было как можно легче общаться с организацией и именно с тем терминалом в организации, который нужен этому человеку. Схема, опублико ванная в журнале Auditor («Одитор»), направлена непосредственно на это, и она действительно является тем, что здесь нужно. Указывать обратные адреса, обес печивать, чтобы наши адреса были известны, – всё это входит в обязанности начальника отдела коммуникации. Открытки, на которых указан адрес органи зации, – любая система, направленная на то, чтобы публика могла быстро и легко общаться с организацией, является непосредственной и первостепенной обязан ностью начальника отдела коммуникации, и в отделе есть секция, работающая над этим. Не думайте, что люди из публики просто каким то образом свяжутся с орга низацией. Сделайте это настолько лёгким, что они свяжутся обязательно. Это доходит даже до того, что если отделение распространения, несмотря на то что их постоянно пилят, не выполняет свои функции, то вы придумываете, о чём публика должна писать вам. Хотя кажется, что это дублирует деятельность отделения рас пространения, это не так, ведь цель – сделать общение с организацией лёгким для публики и добиться, чтобы адрес организации стал широко известным. Сюда вхо дят все действия по получению почты и её регистрации, прежде чем почта будет передана в секцию 4. Сюда входят методы получения сообщений. Это одна из секций – секция коммуникации, исходящей от публики.
2. Из организации к публике. Начальник отдела коммуникации должен следить за тем, чтобы существовал исходящий поток писем и почтовых отправлений из орга низации. Для этого он в первую очередь должен проследить за тем, чтобы почтовые отправления быстро подписывались и отсылались, чтобы для журналов были подготовлены конверты с адресами, чтобы в организации были пластины с адресами каждого человека из публики, который поддерживает коммуникацию с организаци ей, чтобы сектор адресов мог МОЛНИЕНОСНО вывести на печать подборку адре сов любого типа публики или подборку адресов по любой географической области; он должен также проследить, чтобы не накапливались письма, на которые не были написаны ответы, – напротив, он должен добиваться, чтобы на них немедленно отвечали. Это – секция в отделе коммуникации, секция исходящей коммуникации.
3. Построение внутренней системы коммуникации в организации включает в себя коммуникационные центры и коммуникационные точки. Начальник отдела коммуникации следит за тем, чтобы у каждого штатного сотрудника была кор зина в коммуникационном центре и личная коммуникационная точка рядом с его рабочим местом, независимо от того, кто этот штатный сотрудник, – это касается и уборщицы! Это секция в отделе коммуникации, секция построения систем коммуникации. В ней занимаются разработкой системы коммуникации, установ кой корзин, созданием других необходимых систем.
4. Надзор за внутренней системой связи состоит в разноске почтовой коррес понденции и посланий, извлечении их из корзин и ускорении их движения по орга низации. Возможно, это похоже на канцелярскую работу, и в значительной степени так оно и есть. Но эта работа важнее. Я могу предсказать спад в любой части органи зации, просто посмотрев там на корзины для входящей и отложенной коммуникации. Скорость потока почтовой корреспонденции и посланий внутри организации опреде ляет состояние статистик. Там, где коммуникация движется медленно, статистика будет падающей. Там, где коммуникация движется быстро, статистика будет расту щей. Там, где коммуникация не движется вообще, будет состояние Опасности. Дан ная секция не обладает полномочиями для того, чтобы отдавать приказы о движении коммуникации, но, безусловно, у неё есть полномочия на то, чтобы подавать доклады, и если коммуникация не движется, то секции стоит поднять крик, чтобы её услышали все, вплоть до руководящей верхушки. Даже маленький терьер, если он будет достаточно долго лаять, привлечёт к себе внимание. Это внимание может выражаться в грубой форме, но помните, что коммуникатор ЛРХ называется коммуникатором, и, когда почта и послания не движутся и люди, облечённые властью, не принимают мер, даже после того, как им снова и снова говорят об этом, коммуникатор ЛРХ начинает очень сильно интересоваться этим, и он должен направить послание во Всемирную. Благосостояние и ценность организации для человечества зависят от СКОРОСТИ потока частиц посланий в ней. В случае, если они застревают, сотрудники либо перегружены, либо не работают. Перегруженного сотрудника можно определить по ежедневно заполненной «исходящей» корзине. Ленивого сотрудника можно рас познать по пустой или содержащей исключительно дев-ти «исходящей» корзине. Эта секция называется «секция внутреннего потока коммуникации».
5. Обработкой посланий между организациями занимается секция межорга низационной коммуникации. В ней имеется телекс, наборы конвертов с заранее напечатанными адресами других организаций и т.д.
Самой важной секцией является, конечно, первая. Она получает почту и реги стрирует её в журнале, она связана с секцией выписывания инвойсов, и она решает проблему быстрой доставки почты в организацию без потери денег на линиях и без утраты входящей корреспонденции. Здесь есть две трудные проб лемы – как сохранить поступающие денежные средства и точно выписать на них инвойсы и как обеспечить, чтобы входящая почта попадала к нужным адресатам в организации.
Вторая секция – это большая секция, в ней находится сектор адресов и всё относящееся к нему оборудование, а также сектор исходящих писем ОХС; она также занимается рассылкой всех журналов, в ней находится франкировальная машина, журнал регистрации исходящей почты и т.д. Главная проблема этой секции – это ДОБИТЬСЯ, ЧТОБЫ ВО ВСЕЙ ОРГАНИЗАЦИИ ОТВЕЧАЛИ НА КОРРЕСПОНДЕНЦИЮ! Это значит, что ей надо поддерживать тесную связь со всеми постами, отвечающими на письма, с начальником секции персо нала и секцией 4 отдела 2.
Третья секция невелика, и её часто упускают из виду. Она занимается ус тановкой коммуникационных центров и коммуникационных точек, наклеивает ярлыки на корзины и добивается, чтобы у каждого сотрудника была корзина в коммуникационном центре и личная коммуникационная точка из трёх корзин. Здесь главной проблемой является смена персонала на постах. В целях решения этой проблемы система коммуникации приводится в соответствие с оргсхемой, и в эту систему вносятся изменения каждый раз, когда оргсхема изменяется (а также оказывается непрерывное давление на отдел 1, когда оргсхема начинает отставать от жизни). Третья секция также занимается телефонами, системами внутренней телефонной связи, устанавливает телексы, электронные приспособления, системы громкой связи и даже прослушивающие устройства в НЦХ, позволяющие су первайзеру прослушивать сессию одитора. Установка и эксплуатация любого электронного приспособления относится к компетенции этой секции.
Четвёртая и пятая секции хорошо описаны выше.
На первый взгляд, главные статистики отделения ОХС зависят от отдела 2. Но это не совсем так. Для того чтобы поддерживать все вышеописанные действия, необходимы отдел направления и персонала и секция этики. А чтобы вбить это в головы людей – чтобы они поняли простую истину, состоящую в том, что если мы поддерживаем коммуникацию, то мы живём, а если нет, то мы гибнем, – для этого требуется наличие секретаря местного ОХС.
Понимаете, ОХС является на самом деле управляющим отделением органи зации. Исполнительные секретари осуществляют общий контроль, они занимают самые высокие посты. Но именно ОХС толкает организацию вперёд и всегда занимался этим. И главной движущей силой всего этого является отдел ком муникации ОХС.
Я могу привести целую организацию к Изобилию, нося только одну шляпу – начальника отдела коммуникации. Иногда я спрашиваю себя, а не является ли это главной шляпой, которую я ношу. Поэтому в этом деле мне нужна помощь. Очень большая помощь. Помогите мне в этом.